Oorzakenanalyse: vind de ware oorzaak van je probleem

Als er zich op het werk een probleem voordoet, dan zijn firma's geneigd om de situatie tamelijk snel te beoordelen en oppervlakkig op te lossen in plaats van de tijd te nemen om de feitelijke oorzaak van het probleem te vinden. RCA (Oorzakenanalyse - Root Cause Analysis) biedt firma's een werkwijze aan om de bron van een probleem aan te pakken en het voorgoed te elimineren. Het is een efficiënt verbeteringsproces, gebaseerd op gestructureerde methodes en hulpmiddelen. Daardoor is het een belangrijke succesfactor die elke firma in haar kernprocessen zou moeten invoeren.

root-cause-analysis

Waarom gebruik je oorzakenanalyse in projectbeheer?

“Neem de tijd om het fatsoenlijk in orde te brengen in plaats van het opnieuw snel te moeten verhelpen.”

De behoefte aan nieuwe technologieën groeit, IT-projectbeheermethoden worden steeds complexer en vele firma's staan voor hetzelfde probleem: kostenproblemen geraken niet opgelost, vraagstukken betreffende techniek en levering, klantenverlies, machines moeten stilgelegd worden…

Een snelle remediëring van alleen maar de symptomen doet niets aan de oorzaak van het probleem (en zal niet voorkomen dat het probleem later terug de kop opsteekt).

Terugkerende problemen vormen een risico voor de werknemers. Onvoorziene omstandigheden kunnen grote schade veroorzaken. Daarom moeten managers de problemen tijdig oplossen doch zonder daarbij met de vinger te wijzen naar anderen of de schuld op hen af te schuiven. Ze dienen zich volledig te concentreren op de oplossing van het probleem.

Met behulp van oorzakenanalyse pak je het kwaad bij de bron aan. Zo verhoog je de productiviteit en versterk je jouw bedrijf.

RCA draagt bij tot het behalen van bedrijfsdoelen

Correctieve en preventieve handelingen door RCA-methodes te gebruiken, helpen bedrijven om hun bedrijfsdoelen te behalen en kunnen in diverse domeinen toegepast worden.

Door de tijd te nemen om de achterliggende oorzaak te ontdekken zal je problemen sterk beperken. Enkele voorbeelden tonen wat de voordelen zijn als een probleem zich niet herhaalt:

Zet oorzakenanalyse in bij de behandeling van klantenklachten. Door de oorzaak van het probleem aan te pakken verminder je de werkbelasting en vergroot je de tevredenheid van jouw klanten waardoor ze meer geneigd zijn om jouw diensten of producten aan te kopen.

Oorzakenanalyse in projectbeheer helpt om de voornaamste oorzaken te ontdekken met betrekking tot tijd, kwaliteit en budget.

Hoe ga je bij oorzakenanalyse precies te werk?

Oorzakenanalyse bestaat uit 5 stappen:

1. Het probleem definiëren: In deze fase stel je vast hoe je de oorzakenanalyse als project zal uitvoeren. Stel de context van het probleem vast: wat, hoe, wanneer, waar gebeurde het en wat zijn de merkbare symptomen?

2. Verzamel gegevens over de situatie: Ga de informatie na, hoe lang bestaat het probleem reeds, wat wordt erdoor beïnvloed, wat kan je erover te weten komen?

3. Spoor alle mogelijke oorzaken op: welke gebeurtenis en welke omstandigheden leidden tot het probleem? Gebruik een trechtergrafiek om de verschillende oorzaken in categorieën onder te brengen:

Primaire opsporing van de bron van het probleem
Vb.: Apparatuur, personeel, natuur, externe gebeurtenis of andere moeilijkheden?

Ontdek de probleemcategorie
Vb.: Ontwerp, programma, fabricatie, eigen of uitbestede medewerker?

Ontdek de oorzaakcategorie
Vb.: Betrouwbaarheid, administratief, procedures, menselijke factor, opleiding, toezicht, communicatie, persoonlijke prestatieproblemen?

4. Ontdek de problemen nabij de bron

Vb.: Beleid en materiaalcontroles, veiligheidsbeoordeling, klantendiensten, gebrek aan opleiding, communicatie verkeerd begrepen, medische problemen...

5. Ontdek de feitelijke bron van het probleem: wat veroorzaakt de problemen die je hebt ontdekt in de "nabij de bron" fase?

Vb.: technische fout, noden van de klant niet voldaan, procedure te ingewikkeld, onvolledige gegevens, plaats waar zich de apparatuur bevindt, opleidingsvereisten niet bepaald… Gebruik de 5 Waaroms om de feitelijke bron van het probleem te vinden. (Stel gewoonweg 5 keer de vraag waarom iets gebeurde.)

Van zodra je de fout correct hebt vastgesteld, kan je verder gaan naar de belangrijkste fase in de oorzakenanalyse: het probleem oplossen en ervoor zorgen dat het zich in de toekomst niet meer voordoet door uitvoerbare, correctieve maatregelen te treffen.

Welke lessen kan je hieruit leren

Concentreer je op de processen, niet op de mensen. Bij oorzakenanalyse is het nooit de bedoeling om de schuld op een ander af te schuiven of met de vinger te wijzen. Dit zal slechts de voortgang van het oplossingsproces afremmen.
Concentreer op gegevens om vooroordelen te vermijden betreffende de betrokkenheid van bepaalde personen.
Herinner je team eraan dat oorzakenanalyse een deel uitmaakt van de voortdurende verbeteringsprogramma's in het bedrijf en dat ze er zeker niet toe dienen om een specifiek persoon te beschuldigen.