12 tips om IT-managers te helpen hun deadlines te halen

« Deadlines » worden al te vaak vergeleken met een afbakening rondom een gevangenis waar gevangenen niet voorbij kunnen zonder neergeschoten te worden door bewakers. De vraag of mensen geneigd zijn zich te houden aan vooropgestelde deadlines is voor de meeste informatici een aanleiding tot ongerustheid. We stellen immers het respecteren van deadlines centraal in onze beroepsuitoefening. De meeste informaticaprojecten lopen niettemin vertraging op door technische problemen. Hoe kunnen we het werk afkrijgen binnen de gewenste tijd? Hoe gaan we als informatici om met vervaldata?

We geven u enkele handige tips in dit artikel.

deadlines-nakomen

1. Stel niet zomaar een deadline datum vast: een informaticaproject is altijd moeilijker te realiseren dan wordt gedacht want er doen zich vaak onverwachte technische problemen voor. We raden u aan geen deadline vast te leggen tijdens of meteen na afronding van een eerste afspraak. Denk een tijdje reflexief na, observeer en praat met de klant alvorens een concrete einddatum te prikken.

2. Definieer de verschillende fases van een project: tijdens het vastleggen van een tijdsprogramma van een gegeven project, is het belangrijk de verschillende fases van een project te bepalen en de gemiddelde tijdspanne die u nodig hebt om elke taak afzonderlijk af te werken.

3. Raadpleeg uw medewerkers: een informaticaproject is het werk van een team. Daarom moet u zeker raad vragen aan uw medewerkers over de tijd die elke fase van een project in beslag zal nemen.

4. Anticipeer eventuele problemen: het is een noodzaak om elke fase van een project tot in de details bestuderen zodat u in staat bent te voorspellen welke fases mogelijk problemen kunnen veroorzaken die het werk zullen vertragen. Het anticiperen van problemen impliceert evenwel dat u oplossingen dient te voorzien voor alle mogelijke problemen en vertragingen.

5. Zorg ervoor dat u de juiste taak aan de juiste persoon geeft: ken u team, zowel hun kwalificaties als de mate waarin ze stressbestendig zijn. Als u dit weet, kunt u beter beslissen wie welk deel van een project moet aanpakken.

6. Bepaal een testperiode: elke fase van een project krijgt een gerichte deadline die meer of minder belangrijk is, teneinde te bepalen of het geheel van de fases van uw project vlot samenwerken.

7. Vergeet niet uren in reserve te plannen: het plannen van een informaticaproject is moeilijk. Het is daarmede belangrijk om voldoende tijd te voorzien om eventuele vertragingen en/of complicaties te kunnen aanpakken.

8. Prioritering: het is belangrijk om van tevoren specifieke doelen te bepalen teneinde een informaticaproject optimaal te beheren. De volgorde van de fases is belangrijk teneinde geen onnodige tijd te verliezen.

9. Stel deadlines van tevoren vast: het opstellen van voortijdige deadlines is essentieel. Het is belangrijk deze vast te leggen voor de officiële eind(inlever)datum van het project zodat een project zeker tijdig afgerond kan worden.

10. Publiceer de deadline: maak een gedetailleerd projectschema en voeg daarbij de deadlines waaraan u team zich aan dienen te houden. Plaats dit schema op een plaats waar iedereen het kan zien. U kunt er alsook de vooruitgang van het desbetreffende project op noteren.

11. Verifieer en valideer elke fase van een project: wacht niet tot de laatste fase om te controleren of een project vlot verloopt of niet. Het is belangrijk elke fase afzonderlijk te verifiëren/valideren om na te gaan of elk deel van een project naar tevredenheid is afgewerkt.

12. Betrek werknemers bij een wedstrijd: om iedereen aan te moedigen is het misschien een idee om een wedstrijd te initiëren tussen de verschillende betrokken teams. U kunt hen allerlei drijfveren geven zoals gratis eten, drankjes, cadeautjes, enz.