De drie klassieke fouten met de grootste impact op projectbudgetering

Bij aanvang van een project is het belangrijk om alle financiële aspecten onder de loep te nemen. De redenen waarom een project faalt zijn allicht meer dan niet verbonden met het wezenlijke budgetbeheer. Het is daarmede uitermate belangrijk deze fouten te vermijden als u niet wil dat een project faalt of erg veel vertraging oploopt. Om u te helpen, omschrijft dit artikel de algemene fouten die aan de basis liggen van problemen met het budgetbeheer.

projectbudgetering

1. Geen financiering hebben

Alvorens een project te starten, is het cruciaal om verschillende financieringsbronnen na te gaan. Een gebrek aan financiering kan immers problemen veroorzaken. Er bestaan verschillende, zeer uiteenlopende financieringsbronnen. Privé-partners zijn echter veruit de interessantste optie. Deze financieringsbron doet zich voornamelijk voor als sponsoring oftewel beschermheerschap. Deze kunnen voldoende bescherming bieden tegen allerlei financiële problemen.

Het is alsook belangrijk ervoor te zorgen dat de ondersteunende financiering niet noodzakelijk vereist dat er snel opbrengsten gegenereerd worden. Dit kan immers het voorziene budget aantasten. Idealiter vindt u een partnership op lange termijn zodat u kan beschikken over de benodigde financiële middelen tijdens het hele project.

2. Uw noden niet juist bepalen

De meeste fouten die managers maken, vloeien voort uit het feit dat ze zelf niet precies weten wat ze nodig hebben. Of u nu nieuwe software wil ontwikkelen of een gelijklopend project in een andere sector wil starten, de noden en de totale kost van een project dienen zo nauwkeurig mogelijk geëvalueerd en ingeschat te worden. Het is allicht beter om niet halsoverkop in een project te storten zonder enige vorm van reflectie. Nadat de noden van een project in kaart zijn gebracht, kunnen immers pas de juiste financiële middelen aangewend worden. Het is daarmede evidenter om eerst een algemene nodenbepaling te maken zodat zowel de inkomsten als de uitgaven op een meer adequate manier bepaalt kunnen worden.

Een duidelijke nodenbepaling laat evenzeer de creatie van een reservemarge toe waarin een projectleider zich kan bewegen teneinde een algemeen overzicht te hebben van de uiteindelijke mogelijkheden. Het becijferen van basisideeën is cruciaal zodat een projectleider het werk optimaal kan structureren.

Het is belangrijk het werk te anticiperen om mogelijke vertragingen te voorzien. Daar moet immers rekening mee gehouden worden bij het bepalen van een eindbudget.

3. Geen voorlopig budget vooropstellen

Het opstellen van een voorlopig budget waarin de kosten, de inkomsten en de financiering van een project opgenomen worden is fundamenteel. Als deze stap wordt verwaarloosd, is het mogelijk dat de kosten zullen escaleren. Het maakt het evenwel moeilijker om de middelen die u ter beschikking hebt goed te beheren.

Het voorlopig budget moet voortdurend aangepast worden tijdens het project. Alle kosten die worden gemaakt, vanaf het begin van het project tot het einde, dienen hierin opgenomen te worden. Het voorlopig budget is niet zomaar een eenvoudig papiertje, het laat immers toe eventuele problemen te anticiperen en er oplossingen voor te zoeken. Zo kan het bijvoorbeeld interessant zijn een marge te hanteren in de bedrijfskas om eventuele problemen met cash flow te vermijden.

Take away

Deze drie tips zullen u toelaten problemen te vermijden bij het beheer van uw budget en van uw cash flow vanaf het begin van het project tot het einde ervan. Als u deze drie tips voortdurend toepast, kan uw project optimaal beheerd worden.