De 11 Hoofdregels van Projectmanagement

Alle professionals zijn het er immers klaarblijkelijk over eens dat bepaalde stappen strikt opgevolgd moeten worden. Onder andere; een gebalanceerde visie opbouwen, het gebruik van de beschikbare resources optimaliseren, processen bewerkstelligen die efficiëntie in de hand werken, collaboratie stimuleren, enz. Projectmanagement omvat al deze stappen en is opgebouwd rondom 11 kardinale wetten die we hieronder zullen bespreken.

11-hoofdregels-projec-management

1. De wet van Brooks

Frederick Brooks: «Als een project reeds vertraging heeft opgelopen, zal deze vertraging alleen maar erger worden indien er meerdere teamleden aan het kernteam worden toegevoegd.»

In de hoop productiviteit te stimuleren is het dus niet aangeraden om meerdere teamleden toe te voegen aan het kernteam. Nieuwe werkkrachten toevoegen zal de reeds bestaande teamorganisatie en haar onderlinge communicatiepatronen dermate in de war brengen dat het project als gevolg nog meer vertraging zal oplopen.

2. De wet van Conway

Melvin Conway: « Elk digitaal project weerspiegeld de communicatiestructuur van de organisatie die het digitaal project heeft voltooid.»

Dit lijkt evident maar het is niet altijd even simpel om complexe projecten tot een goed einde te brengen als men niet de juiste communicatieprocessen hanteert. Dit leidt tot de stelling dat hoe prominenter de onderneming aanwezig is in de professionele sector, hoe meer innoverend en complexer het gerealiseerde digitaal project zou moeten zijn.

3. De wet van 10/90

Edward A. Murphy Jr.: «Alles wat fout kan gaan, zal ook fout gaan.»

De wet van 10/90 is gebaseerd op de volgende vaststelling: 90% van het digitale project zal 10% van de tijd in beslag nemen. Daaruit volgt dat de resterende 10% van het digitale project, 90% van de tijd zal kosten. Als bedrijven deze wet respecteren, kunnen ze bijgevolg hun digitaal project gemakkelijk tot een goed einde brengen binnen de gestelde termijn en het toegekende budget.

4. De wet van Wirth

Niklaus Wirth: «Softwareprogramma’s verouderen sneller dan dat hardware kan vernieuwen.»

Software wordt snel zwaarder. Daaruit volgt dat hardware niet altijd in staat is de eisen van een digitaal project bij te houden. Bedrijven zijn bijgevolg genoodzaakt om zowel op vlak van softwareontwikkeling als wat hardware matige aangelegenheden betreft continu te blijven vernieuwen.

5. De wet van Fitts

Paul Fitts: «De tijd die nodig is om van een startpositie naar een doel te geraken, is afhankelijk van de omvang van een gegeven project.»

Om een groot digitaal project te beheren, dient men voldoende tijd te nemen om het digitaal project te segmenteren in kleinere delen. Deze delen zijn gemakkelijker te bereiken en verminderen niet alleen de tijd die nodig is om het project te realiseren maar ook de technieken die het proces vlotter laten verlopen zijn voor de hand liggender.

6. De wet van Lakein

Alan Lakein: «Onbereidheid om planmatig werk te verrichten zal uiteindelijk leiden tot het falen van het project gezien de geringe capaciteit om tijd vrij te maken.»

Een goed gepland project is uitermate belangrijk voor zijn slaagkansen. Ondanks deze bekende stelling, gebeurt het al te vaak dat organisaties een planmatige coördinatie overhaasten. Met andere woorden, de nadruk wordt gelegd op wezenlijke executie in plaats van gerichte planning. De operationele executie wordt vrijwel boven alles geplaatst. Men vergeet echter dat de tijdsindeling en inrichting van een project zowel de tijdelijke als unieke projecteigenschappen in kaart helpt brengen, hetgeen noodzakelijk is voor een vlot verloop.

7. De wet van Horstman

Mark Horstman: «Mensen en hun gedragingen zijn verantwoordelijk voor het behalen van de gewenste resultaten.»

Alle projecten kunnen gesegmenteerd worden. Ieder segment is opgemaakt uit uiteenlopende werkzaamheden. Iedere werkzaamheid wordt uitgevoerd door mensen die elk onderhevig zijn aan specifieke tijdsbepalingen. Ongeacht alle tegenbeweringen vloeit hieruit de volgende stelling voort; hoe complex het project ook is, uiteindelijk komt het neer op wie verantwoordelijk is, voor wat en de tijdspanne die beschikbaar is gemaakt. Projectmanagement methodologieën zoals PRINCE2 en AgilePM kunnen je helpen om het plannen van een project te verbeteren zodat iedere deliverable tijdig wordt afgeleverd rekening houdend met het daarvoor vrijgemaakte budget.

8. De wet van O'Brochta

Michael O'Brochta: «De beste projectmanagers hebben de basis geïnternaliseerd en hebben alsook de discipline zich hieraan te houden.»

Kortom geldt de stelling dat goed projectmanagement niets meer is dan het gedisciplineerd toepassen van algemene kennis. Niets is echter zo ongemeen als algemene kennis. Velen buiten of nieuw tot het professioneel veld aanschouwen het als een technische, mathematische aangelegenheid. Het is dan ook niet vreemd dat twee van de meest gevreesde onderdelen van het PMP-examen de kritische weg methode en het verdiend waarde-management zijn. De moeilijkheidsgraad hiervan kan men echter bagatelliseren. Er is duidelijk meer dan louter wiskunde en engineering nodig om een project in goede banen te leiden. Zulke methodologische ‘algemene’ kennis leert men het best aan de hand van erkende projectmanagement accreditaties.

9. De wet van Allen

Thomas Allen: «Efficiënte en directe communicatie vermindert de fysieke afstand tussen mensen exponentieel.»

De inhoud van gesprekken verandert al te vaak in functie van de teamleden waarmee men praat. We hebben de neiging details toe te voegen en er andere weg te laten afhankelijk van het teamlid waarmee men praat zodat er verschillen ontstaan met het originele gesprek.

10. De wet van Parkinson

Cyril Northcote Parkinson: «Werk heeft te alle tijden de neiging alle beschikbare tijd in beslag te nemen.»

Deze wet berust op het eenvoudige idee dat als je werk uit te voeren hebt, je het beter zo snel mogelijk afwerkt en niet uitstelt. Hoe meer uitstelgedrag je vertoont, hoe moeilijker het wordt om andere, nog belangrijkere projecttaken af te werken.

11. De wet van Hartree

Douglas Hartree: «Als een vastgestelde projectomvang geen dimensie kent, hangt zijn waarde niet af van de eenheid en zal ze iets uitdrukken over de aard van de fysieke wereld die we zien.»

Tenslotte stelt Harttree dat hoe complex een project ook is, de tijd die nodig is om het af te werken, zal volgens de verantwoordelijke altijd constant blijven.