De 9 geheimen van IT-managers om hun deadlines te halen

Als IT-manager hebt u vaak te kampen met belangrijke projecten die snel moeten afgewerkt worden. Het beheer van tijd en deadlines is dus niet altijd eenvoudig en vaak komt u tijd te kort. Dit probleem stelt zich ook voor managers die een team moeten draaiend houden want zij moeten zorgen dat de taken binnen de gestelde tijd afgewerkt worden.

it deadlines

Begin met de projecten aan te passen aan de beschikbare tijd en niet omgekeerd
Dit zorgt ervoor dat u zich niet verliest in het tijdsprobleem. Het is inderdaad gemakkelijker en efficiënter om van te voren een termijn te bepalen en daarna het team aan te manen het project af te werken binnen die termijn, ...eerder dan het project voor te stellen en daarna aan het team te vragen om een termijn te bepalen voor de afwerking ervan. Deze tip laat IT-managers toe om de slagvaardigheid van hun team te bevorderen en zo de taken beter te verdelen binnen een minimum tijdspanne.
Als IT-manager moet u taken kunnen beheren
Als IT-manager is het interessant om grote projecten op te splitsen in middelgrote taken, daarna in kleinere taken, enz. Daarbij past u de termijnen aan volgens prioriteit: een termijn van een maand kan zo opgesplitst worden in kleinere eenheden van een week of van dagen.
Volg de teams dagelijks op
De projectdirecteurs hebben de neiging om resultaten pas op te vragen tegen het einde van de voorziene termijn. U zult efficiënter werken als u het team dagelijks vraagt waar het staat. U herneemt hier de techniek van de tijdseenheden en gebruikt ze om controlemomenten in te bouwen. Zo vermijdt u tegenslagen en krikt u de productiviteit op.
Zorg dat vervaldagen niet uitgesteld worden en hou u aan een stipte agenda
Als de controlemomenten onverwachte tegenslagen aantonen, moet de taak evengoed binnen de voorziene tijd afgewerkt worden. Het is belangrijk dat u de deadline niet uitstelt, zelfs als het team vertraging oploopt. Het is beter het team aan te moedigen om de taak op tijd af te werken i.p.v. de termijn zelfs maar met een dag uit te stellen.
Rangschik de taken volgens belangrijkheid: dit is de beste manier om tijd te winnen en efficiënter te werken
Een IT-manager die zijn naam waardig is, moet zijn team kunnen oriënteren en de taken efficiënt verdelen volgens belangrijkheid. Hij moet zich er ook van verzekeren dat het team de taak ernstig neemt en de ambitie heeft om beter te presteren.
Om aan productiviteit te winnen, moet u multitasken maar uw aandacht niet te veel verdelen
Als u probeert overal tegelijk te zijn, kunt u de productiviteit verkleinen en de efficiëntie van het team verkleinen. Pak een ding tegelijk aan en concentreer uw volledige aandacht op elke aparte taak. Zo gaat u verstandig om met uw tijd en presteert u beter. Beperk u tot hetgeen essentieel is, dit heeft alleen maar voordelen.
Zorg voor een marge
Evengoed is het goed om te beseffen dat onverwachte problemen niet altijd te vermijden zijn. In dit geval gaat het niet om een uitstel van de deadline maar eerder over een of twee dagen verlenging om het project te realiseren.
Zorg af en toe voor de nodige ontspanning voor uzelf en voor uw team
Werken als een gedrevene blijft niet goed gaan. Dit verknoeit de algemene productiviteit en zorgt op lange termijn voor burn-outs.
Maak een lijst van uw prioriteiten en de musts zodat u zich niet verliest in een veelheid détails
Er bestaan apps die u kunnen helpen om lopende projecten beter te beheren.

Take away

Elk van deze tips laat u toe efficiënter te presteren. Alle IT-managers zullen het er bovendien over eens zijn dat een degelijke organisatie, gecombineerd met het rangschikken van taken volgens belangrijkheid, onbelangrijke taken schrappen en belangrijke taken voorrang geven, de beste manier is om deadlines te halen.