6 tips die uw beheer van project termijnen optimaliseren

U weet het wellicht, vertragingen in uitvoeringstermijnen van een project behoren tot de belangrijkste oorzaken van ontevredenheid bij klanten. Een bedrijf dat aan kracht wil winnen en hun productiviteit willen boosten, is het zichzelf verplicht om het termijnbeheer te optimaliseren, en dit, voor alle lopende projecten. Zie hier 6 tips die het zouden moeten helpen om uw projecten beter te beheren en ze op tijd te beëindigen.

1. Het project in kleine werken fragmenteren

Een project van grote omvang vereist een langere voltooiingstermijn? Niet noodzakelijk! Inderdaad, om aan efficiëntie te winnen is het interessant om het project in kleinere taken te splitsen om beter de termijnen te beheren. Twee kleine werken van twee weken zijn beter dan een project van één maand bijvoorbeeld. Het bereiken van de doelstellingen is eenvoudiger wanneer de voltooiingstermijnen korter zijn. Daarnaast, onverwachte en andere risico’s zijn niet te vermijden, om dus het management van de projecttermijn te doen slagen, is het interessant om te kiezen voor objectieven op korte termijn, aangevuld met wekelijks ingestelde toepasbare controlepunten.

2. Kiezen voor retro-planning

In het algemeen wordt retro-planning toegepast op grootschalige projecten die geavanceerde technologieën of tal van belanghebbenden vereisen. Begin met de gebruikte technieken, de nodige vaardigheden voor de realisatie van het project, het budget en de logistieke vraagstukken vooraf te definiëren. Kortom, alles moet genoteerd worden zodat er met elk detail wordt rekening gehouden in de prognose. Er moet uiteraard een marge voorzien worden van 5 tot 10%, want het is mogelijk dat u de termijn met één of twee dagen moet uitstellen.

3. Een sterk team samenstellen

Heel vaak, als een project achterstand heeft of mislukt, kan het probleem komen van het team dat belast is met de realisatie, voornamelijk op gebied van competenties of communicatie. Dus, om vertragingsrisico’s te beperken, omringt men zich beter met ernstige personen, die de nodige competenties hebben voor de realisatie van de taken en die gemakkelijk met elkaar kunnen communiceren. In dezelfde optiek is het interessant om zich slechts met twee of drie mensen te omringen. Een team samengesteld met teveel personen garandeert niet altijd een goede productiviteit ; de termijnen en taken zijn inderdaad moeilijker te coördineren en comuniceren.

4. Leiderschap in de verf zetten

Er bestaan geen perfecte teams, het is aan de projectmanager om een “dream team” samen te stellen en ervoor te zorgen dat het team efficiënt samenwerkt en communiceert. Van de taakverdeling over de zoektocht naar de beste managementtechnieken en de keuze van personen die deel zullen uitmaken van het team, (phrase). De teamleden moeten zich ook mobiliseren om de projecten eenvoudiger te realiseren terwijl de projectmanager zeker moet complimenteren voor de gedane inspanningen, dit zal het team nog meer motiveren en zo de vertragingen in de realisaties beperken!

5. Communicatie voorop stellen!

Zodat de informatie snel kan doordringen zal de communicatie moeten geoptimaliseerd worden tussen de teamleden. Conclusies, controles, telefoontjes, fax: alles is goed om de teamleden eraan te herinneren dat er een deadline moet gehaald worden en dat ze er zich eraan moeten houden. De werknemers informeren over de voortgang van het project, het verloop en de efficiëntie van de weerhouden oplossingen lijken eveneens goede ideeën om aan kracht te winnen.

6. Een betere opvolging organiseren

Tot slot, om ervoor te zorgen dat de projecten op tijd worden gerealiseerd, volstaat het om een goede opvolging van de taken te organiseren, met regelmatige controles en vergaderingen met het personeel over het goede verloop van het project. Om de termijnen zo goed mogelijk te beheren, is het noodzakelijk om de prioritaire taken te kunnen onderscheiden van deze die het niet zijn, dit helpt om de planning te structureren door de taken die het snelst moeten gerealiseerd worden naar voren te brengen.

Take away

1. Leg objectieven vast op korte termijn
2. Maak een inventaris van alle beschikbare middelen, technologieën en tussenpersonen
3. Omring u met een goed team
4. Verzorg uw communicatie
5. Controleer regelmatig de projectvoortgang
6. Identificeer de prioriteiten

Ontdek onze opleidingen over dit onderwerp