Les 9 secrets des IT Managers pour gérer leurs deadlines

En tant qu’IT Manager, vous devez souvent jongler avec les délais courts sur des projets importants. Cependant, la gestion du temps et des deadlines n’est pas toujours facile et il n’est pas rare que vous manquiez de temps alors que le projet n’est pas encore bouclé. Le problème est le même pour les managers qui doivent gérer une équipe, car ils doivent s’assurer que toutes les tâches soient menées dans les délais impartis.

it deadlines

Commencer par adapter les projets aux délais impartis et non adapter le temps au projet
Cela évite de se perdre dans les questions de temps. En effet, il est plus facile de gagner en efficacité en définissant au préalable un délai et en incitant par la suite l’équipe de réaliser le projet dans ce laps de temps au lieu de présenter le projet et de demander par la suite à l’équipe de trouver le meilleur délai pour le réaliser. Cette astuce permet aux IT managers de favoriser la réactivité de son équipe et de réussir à mieux répartir les tâches en des délais minimums.
En tant qu'IT manager, il faut savoir gérer les tâches
En tant qu’IT Manager, il est intéressant de savoir décomposer les gros projets en des tâches moyennes puis en des tâches plus petites, etc. En parallèle, l’on décompose les délais en fonction des priorités : un délai d’un mois peut ainsi être décomposé en des petites unités de semaine puis de jours.
Faire un suivi des équipes au jour le jour
Les chefs de projets ont tendance à ne demander des comptes qu’à la fin de l’échéance définie. Pour gagner en efficacité, il est plus intéressant de demander où en est l’équipe jour après jour. On reprend la technique des unités de temps et on l’utilise pour poser des petits points de contrôle, ceci permettra d’éviter les contretemps et de booster la productivité.
Eviter de retarder les échéances et de s'en tenir à une date précise
Une tâche qui doit se faire en deux semaines devra le rester même si les contrôles annoncent des imprévus. Il est impératif de ne pas retarder la date limite et ce, même si l’équipe est déjà à la traine, il vaut mieux les inciter à finir dans les temps au lieu de les pousser à retarder le délai ne serait-ce qu’un jour.
Hiérarchiser les tâches est la meilleure manière de gagner du temps et de gagner en efficacité
Un IT Manager digne de ce nom devra pouvoir aiguiller son équipe et répartir les tâches efficacement selon les ordres de priorité. Il devra également s’assurer que l’équipe allie sérieux et ambitionne de gagner en performance.
Pour gagner en productivité, il faut être multitâche tout en évitant de se disperser
En effet, essayer d’être à tous les pôles peut paralyser la productivité et freiner l’efficacité de l’équipe. Attaquer une chose à la fois et concentrer toute son attention sur chaque tâche va aider à faire une bonne économie de temps et gagner en performance. S’en tenir à l’essentiel, voilà qui ne promet que des avantages.
S'offrir une marge de manoeuvre
C’est cependant intéressant dans la mesure où les risques d’imprévus ne sont pas à écarter. On ne parle pas de déplacer le délai d’exécution des tâches, mais plutôt d’accorder une ou deux jours de rallonge pour la réalisation des projets.
Accorder et s'accorder un peu de temps pour se détendre de temps en temps
Travailler comme un forcené ne va pas aider à avancer, cela va simplement ruiner la productivité globale à long terme et entrainer un surmenage.
Faire une liste des priorités et des impératifs pour ne pas se perdre dans les tâches
Il existe notamment des applications qui permettent de mieux gérer les projets en cours.

Pour résumer...

Chacune de ces astuces permet de gagner en efficacité et en performance. D’ailleurs, tous les IT managers s’accorderont à dire que le meilleur moyen de gérer les deadlines, c’est de s’organiser et de hiérarchiser les tâches et de supprimer des tâches moins importantes tout en faisant passer les plus importants.