6 astuces qui optimisent votre gestion des délais

Vous le savez sûrement, les retards dans les délais de réalisation de projets comptent parmi les premières causes d'insatisfaction des clients. Une entreprise désireuse de gagner en performance et de booster sa productivité se doit ainsi d’optimiser sa gestion des délais, et ce, pour tous les projets en cours. Voici 6 astuces qui devraient vous permettre de mieux gérer vos projets et de les achever dans les temps impartis.

1. Fragmenter le projet en petites tâches

Un projet de grande taille requiert un plus long délai d’achèvement ? Pas forcément ! En effet, pour gagner en efficacité, il est intéressant de scinder le projet en de petites tâches de manière à mieux gérer les délais. Deux petites tâches de deux semaines valent mieux qu’un projet d’un mois par exemple. L’atteinte des objectifs est plus facile lorsque les délais de réalisation sont plus courts. De plus, les imprévus et autres risques de retards ne sont pas à écarter. Alors, pour réussir le management de délai d‘un projet, il est intéressant d’opter pour des objectifs à court terme, complété par des points de contrôle d’application établis toutes les semaines.

2. Opter pour le rétro-planning

En règle générale, le rétro-planning est utilisé pour les projets de grandes envergures qui nécessitent des technologies avancées ou de nombreux intervenants. Commencez par définir en amont les techniques utilisées, les compétences nécessaires à la réalisation du projet, le budget et les questions de logistique. Bref, tout doit être noté de manière à ce que chaque détail soit pris en compte dans les prévisions. Il faudra bien évidemment prévoir une marge de 5 à 10 %, car il se peut que vous deviez retarder le délai d’un ou de deux jours au maximum.

3. Constituer une équipe de choc

Bien souvent, lorsqu’un projet a du retard ou échoue, le problème peut venir de l’équipe en charge de réalisation et plus précisément au niveau des compétences ou de la communication. Ainsi, pour limiter les risques de retards, il vaut mieux s’entourer de personnes sérieuses, qui ont les compétences nécessaires à la réalisation des tâches et qui peuvent communiquer aisément entre elles. Dans la même idée, il est plus intéressant de ne s’entourer que de deux ou trois équipiers, car une équipe composée de trop de personnes ne promet pas toujours de bonnes productivités, car il est bien souvent difficile de coordonner les tâches et d’imposer des délais.

4. Mettre le leadership en avant

Il n’existe pas d’équipe parfaite, c’est au chef de projet de former la « dream team » et de s’assurer que l’équipe collabore et communique de manière efficace. De la répartition des tâches en passant par la recherche des meilleures techniques de gestion et le choix des personnes qui vont former les équipes, le chef de projet devra être sur tous les fronts. Les membres de l’équipe devront également se mobiliser pour réaliser plus facilement les tâches tandis que le chef de projet devra s’assurer de féliciter les efforts accomplis. Cela va motiver encore plus l’équipe et ainsi, limiter les retards dans les réalisations !

5. Mettre la communication avant tout !

Pour que l’information passe rapidement, la communication devra être optimisée entre les membres de l’équipe. Bilans, contrôles, coups de fil, e-mail, message : tout est bon pour rappeler aux membres de l’équipe qu’il y a un deadline à respecter et qu’il faut s’y tenir. Si l’information passe efficacement alors il sera plus facile de communiquer les impératifs. Renseigner les salariés sur le déroulement du projet, son avancement et l’efficacité des solutions retenues paraît également une bonne idée pour gagner en performance.

6. Organiser un meilleur suivi

Enfin, pour s’assurer que les projets soient réalisés dans les temps, il convient de mettre en place un bon suivi des tâches, avec des contrôles réguliers et des réunions avec le personnel sur le bon déroulement du projet. Pour gérer au mieux les délais, il est également impératif de savoir distinguer les tâches prioritaires de celles qui ne le sont pas. Cela permet de structurer le planning en mettant bien en avant les tâches qui doivent être réalisées au plus vite.

En résumé

1. Fixez-vous des objectifs à court terme
2. Faites un inventaire de toutes les ressources, technologies et intervenants disponibles
3. Entourez-vous d’une bonne équipe
4. Soignez votre communication
5. Contrôlez régulièrement l’avancement du projet
6. Identifiez les priorités

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